Jak si přidělat práci aneb Organizace výročního kongresu European Veterinary Emergency and Critical Care Society (EVECCS) v Praze

Leona Raušerová-Lexmaulová, Kateřina Pavlišová-Dembovská

Čtyřletý marathon se blíží ke svému cíli

Oslovily jsme několik agentur (některé se ozvaly i samy), které se zabývají organizací akcí tohoto typu, a začaly jsme porovnávat cenové nabídky, lokalizaci a prostorové možnosti jednotlivých hotelů.

Dalšími úkoly bylo sestavení návrhu odborného programu, seznamu přednášejících a společenského programu. I tyto úkoly vypadaly zpočátku celkem jednoduše.

Jenže, jak plynul čas, začaly jsme zjišťovat, jak to funguje ve světě českého byznysu, kde dané slovo neplatí, cenové nabídky se velmi rychle mění a jsou plné různých záludností. Hotel si například účtuje i džbán kohoutkové vody.

Dalším nepříjemným zjištěním potom bylo, že jedna z agentur, které jsme chtěly přizvat ke spolupráci, byla propírána v médiích v souvislosti s nekalými praktikami, jež posléze vyústily v její krach. Tato skutečnost nás šokovala natolik, že jsme se rozhodly převážnou část agendy kolem pořádání kongresu provést vlastními silami a fi nální organizátorskou agenturu vybrat až v závěrečné fázi příprav.

Oficiální oznámení kandidatury bylo učiněno na výroční schůzi EVECCS v roce 2012 v Barceloně a my jsme byly ustanoveny Lokálním organizačním výborem (LOC). Tímto skončila legrace a začala tvrdá práce pod dohledem kolegů ze zahraničí (Centrálního organizačního výboru – COC).

Poměrně hladce proběhlo oslovení přednášejících, kteří vesměs ochotně souhlasili a nezajímali se ani o výšku honoráře, protože Praha je velmi atraktivní pro lidi z celého světa. Horší už to bylo s podobou odborného programu. Během posledního roku program prošel asi 16 verzemi. V okamžiku, kdy byl program schválen COC, nám spadl velký kámen ze srdce. Tímto ale naše práce zdaleka neskončila, proto jsme si na pomoc přibraly dalších pár spolehlivých a šikovných mladých lidí.

Zatímco já jsem zápasila s odborným programem, Katka bojovala s oslovenými hotely o každou korunu. Pokyn „shora“ zněl jasně – co nejnižší ceny za poskytované služby při dodržení standardu z předchozích let s cílem vyrovnaného rozpočtu. V pražské destinaci bez domovského univerzitního zázemí, jak tomu bylo obvykle zvykem v minulých letech, téměř neřešitelný úkol. A tak Katka trávila volné chvíle vypracováváním cenových kalkulací kongresu, návštěvami pražských hotelů a míst vhodných pro společenský program a střídavým e-mailováním s jejich vedením a COC.

Dalším bodem příprav byly možnosti propagace kongresu a získávání sponzorů. Díky Katce a jejím přátelům vznikl návrh webových stránek. Oslovili jsme několik fi rem, se kterými jsme v rámci našeho povolání v kontaktu, a některé souhlasily se sponzorováním našeho kongresu, což nás v současné ekonomické situaci příjemně překvapilo.

V červnu loňského roku nás čekala zkouška ohněm. Na XII. kongresu EVECCS v Kodani jsem se setkala s hlavními sponzory a během závěrečného ceremoniálu uskutečnila propagační prezentaci našeho kongresu. Při prezentaci nádherných snímků Prahy zalité sluncem mě mrazilo, protože Praha v té chvíli byla z části pod vodou. Stálo to hodně nervů, ale přežili jsme! Získali jsme putovní symbol kongresů EVECCS – zvon, který svým zvukem otevírá i uzavírá všechny kongresy, navíc jsme se setkali se spoustou příjemných a zajímavých lidí.

Nyní nás čeká nejtěžší období, které začalo otevřením registrace během ledna a skončí až závěrečným ceremoniálem. Doufáme, že námi zvolená témata z oblasti pediatrie a nejčastějších případů z akutní medicíny a intenzivní péče budou zajímavá nejen pro kolegy ze zahraničí, ale i pro vás, naši kolegové, protože s těmito případy se setkáváme poměrně často. Cílem přednášejících bude ukázat nám co nejjednodušší a nejefektivnější způsob, jak tyto případy řešit. Abychom uspokojili nároky co nejširší veterinární veřejnosti, bude program rozdělen do sekce určené pro veterinární lékaře malých zvířat, veterinární lékaře – specialisty na akutní a intenzivní medicínu, veterináře specialisty na medicínu koní a veterinární techniky (sestřičky). Pro sekci veterinárních lékařů malých zvířat a sestřičky bude navíc zajištěn simultánní překlad do českého jazyka.

Společenský program, který je nedílnou a nezapomenutelnou součástí každého kongresu, bude, doufejme, neméně zajímavý a bude vhodnou příležitostí pro navázání kontaktů s ostatními kolegy a neformální výměnu zkušeností. Podrobnější informace o XIII. kongresu EVECCS naleznete na www.eveccs2014.org.

Přejme si tedy, aby vše dobře dopadlo ke spokojenosti účastníků, kteří si odnesou spoustu cenných poznatků a příjemných nezapomenutelných zážitků ze setkání veterinárních lékařů, techniků a studentů veterinární medicíny z celého světa.