Archivace účetních dokladů

Archivace účetních dokladů

Úschova účetních písemností

Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat budou uloženy podle předem stanoveného pořádku odděleně od ostatních písemností do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky, kteří je používali ke své práci a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození.

Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto:

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let následujících po roce, kterého se týkají,

b) mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají,

c) údaje potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu dvaceti let následujících po roce, kterého se týkají,

d) účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy (s výjimkou mzdových listů), odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy – po dobu pěti let následujících po roce, kterého se týkají,

e) doklady o výdajích a příjmech v hotovosti po dobu jednoho roku po provedení daňové revize,

f) inventární karty hmotného majetku (kromě zásob) nebo účetní písemnosti je nahrazující po dobu tří let následujících po vyřazení tohoto majetku, pokud byla provedena v této lhůtě daňová revize, nebo po dobu jednoho roku po jejím provedení,

g) seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek, použitých v účetnictví – po dobu, po kterou jsou uschovány účetní písemnosti, v nichž jich bylo použito,

h) projekčně programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky po dobu pěti let po roce, ve kterém byla naposledy použita,

Zákon o účetnictví stanoví i výjimky :

1) Účetní doklady a jiné písemnosti, které se týkají autorských práv, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou trvají tato práva a povinnost účetní jednotky vést účetnictví.

2) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají daňového řízení, správního řízení, trestního řízení, občanského soudního řízení nebo jiného řízení, které nebylo skončeno, uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, ve kterém byla uvedená řízení skončena.

3) Účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovává účetní jednotka po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovává účetní jednotka do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění.

Plán úschovy účetních písemností

– objekt archivu: kanceláře KVL ČR, Palackého 1-3, 612 42, Brno

– osoba zodpovědná za vedení archivu: vedoucí sekretariátu

– způsob uspořádání a označení účetních písemností předávaných do archívu

– způsob a termíny pro předávání účetních písemností do archivu

– způsob vypůjčování účetních písemností z archívu a jejich vracení do archívu