Oběh účetních dokladů

Oběh účetních dokladů

– prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po archivaci,

– vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti,

– uvádí návaznost pracovních postupů, včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).

– zajišťuje, aby se veškeré doklady dostaly k zaúčtování, včetně stanovení termínů a odpovědnosti – nájemní smlouvy, smlouvy o dílo, včetně předávacích a přejímacích protokolů, darovací smlouvy, smlouvy o půjčkách, zápisy ze zasedání komisí a představenstva, apod.

1. Vznik účetního dokladu :

– externí doklady
– interní doklady

2. Kontrola formální správnosti = kontrola náležitostí účetního dokladu dle zákona.

3. Kontrola věcné správnosti = přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech (např. množství, cena, rozsah prací, dodržení smluvních podmínek atd.).

4. Příprava k zaúčtování = opatřit doklad číslem z číselné řady. Pracovník odpovědný za zaúčtování předepíše na účetní doklad, případně na přílohu k účetnímu dokladu, účtovací předpis. V případě, že bude rozhodnuto o umístění náležitostí účetního dokladu na jiných než účetních písemnostech, bude dále tato možnost (pokud nastane) výslovně uvedena. Označení účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních písemností a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní, a kterého účetního období se týkají. Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní pracovníci dále uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů.

5. Zaúčtování dokladu = zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno.

6. Archivace a skartace = je upraveno samostatnou směrnicí

Zásady pro jednotlivé účetní oblasti:

1. Přijaté doklady jsou:

– zapsány do knihy pošty,
– předány ekonomickému úseku,
– roztříděny na přijaté faktury, cestovní příkazy tuzemské a cestovní příkazy zahraniční,
– označeny interní číselnou řadou,
– zapsány do modulu Přijaté doklady programu VARIO
– předloženy prezidentovi (resp. viceprezidentovi, předsedovi komise, členovi komise, předsedovi okresního sdružení…), který ověří věcnou správnost.

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru:

– u faktur prezident (viceprezident)
– u faktur (event. dokladů k proplacení) z okresních sdružení předseda okresního sdružení
– u cestovních příkazů tuzemských – dle vnitřního předpisu upravujícího pravidla pro pracovní cesty
– u cestovních příkazů zahraničních – dle vnitřního předpisu upravujícího pravidla pro pracovní cesty

Ověřený originál faktury musí být neprodleně předán k proúčtování.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní.

Ověřený doklad pracovník účtárny zpracuje a poté založí (uschová).

2. Vydané doklady

Pracovníkem odpovědným za fakturaci je účetní.

– vystavuje faktury v modulu Vydané doklady programu VARIO
– vystavené faktury pracovník účtárny zpracuje a poté založí (uschová).

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru pracovník odpovědný podle kompetenčního řádu.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní.

3. Bankovní doklady

Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník ekonomického útvaru, a to buď osobně nebo prostřednictvím elektronického bankovnictví. Předává odsouhlasené a schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy.

Příkazy jsou předávány k proplacení nejdříve po odsouhlasení a schválení jednotlivých plateb (dle odstavce 1), avšak nejpozději tak, aby byla dodržena řádná splatnost.

Věcnou správnost potvrzují svým podpisem dle podpisového vzoru u každého jednotlivého bankovního ústavu pracovníci v souladu s podpisovým řádem.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní.

Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu.

4. Pokladní doklady jsou rozčleněny na výdajové a příjmové doklady.

Na základě příslušného odsouhlaseného dokladu (paragonu na drobná vydání, cestovního příkazu apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní výdajový doklad, zaznamená výdaj v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Na základě příjmu peněz v hotovosti (výběr peněz na výplaty, tržby v hotovosti apod.) vystaví odpovědný pracovník pokladní příjmový doklad, zaznamená příjem v pokladní knize, předá k zaúčtování a k úschově.

Termíny předávání: průběžně

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru pracovník odpovědný podle kompetenčního řádu.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní (pokladní).

5. Interní doklady

Dle jednotlivých řad interních dokladů – mzdy, ostatní….

– vystavuje účetní
– schvaluje prezident, event. představenstvo
– zaúčtuje a uschová účetní.

Termíny předávání: průběžně

Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru pracovník odpovědný podle kompetenčního řádu.

Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní.

– u vydaných faktur – den vystavení faktury (vzhledem k podmínkám splnění smlouvy),
– u došlých faktur – den přijetí faktury,
– u pokladních dokladů – den příjmu nebo vydání hotovosti,
– u bankovních dokladů – den provedení finanční operace (vklad nebo výběr z bankovního účtu, čerpání nebo splácení úvěrů apod.),
– u interních dokladů – den vyhotovení účetního dokladu, popř. den uskutečnění účetního případu (zjištění manka, škody, vyúčtování odpisů apod.). ……

Účetní jednotka stanovila poslední termín, kdy lze předat doklady za běžný rok k zaúčtování, na 31. leden roku následujícího po běžném roce.

Pohledávky a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají na českou měnu příslušným kursem vyhlášeným Českou národní bankou v den uskutečnění účetního případu. V průběhu roku se realizované kursové rozdíly z plateb a inkasa zúčtovávají do finančních nákladů (resp.výnosů) účet 563 (resp.663). Pokladna i banka se vedou po celý rok v pevném kursu, pokud nedojde k významnému rozdílu kursu. Potom se hotovost i stav na běžném účtu přepočtou k datu změny (popř. od 1. dne následujícího měsíce).

Podpisový řád

Podpisový řád charakterizuje oprávnění, resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností v účetní jednotce.

Za aktualizaci podpisového řádu odpovídá: vedoucí sekretariátu.

Kompetenční řád

Kompetenční řád charakterizuje vymezení odpovědnosti za oběh účetních dokladů.

Za aktualizaci kompetenčního řádu odpovídá: vedoucí sekretariátu